工作没效率，具备这种思维可以让效率翻倍！

经理人分享（ID：manashare）原创

最近，一个在互联网公司上班，做平面设计工作的朋友抱怨，平时经常收到各个部门的设计任务，每个任务都催得很急。所以，她有些招架不住，因为分不清哪个是真的急，所以只能谁催得急，就先做谁的。其实，她这样的处理方式，对公司整体工作的推进来说，是非常不利的。

在解决这个问题之前，我们可以先一起模拟一个架构：把“公司”看作是一片待开发的土地；把“项目”看作是土地上的楼盘、花园、停车场、健身房等等；把“任务”看作是盖楼、建花园这些工作。

“公司”为了快速回收资金，必然会催促每一个“项目”都能同时、并行完成。所以，如果你是那个平面设计师，只是把自己放在“任务”这个维度里，那自然就像是革命的一块砖，哪里有需要就往哪里搬。

诚然，如果公司的组织架构清晰完整，这个在“任务”维度中的员工不会有什么问题，但是实际上，很公司为了节约开支，往往是同时接受多个任务，甚至一人身兼多职，自然就会出现这位朋友一样的困扰。

但是，如果我们换一个角度来看问题，将自己从“任务”角色的维度，拔高到“项目”成员的高度，也就是把自己从"搬砖"的角色，上升到"盖楼"的角色，自然会对整个项目的整体规划做一些了解，从而更加容易识别其优先级，也更利于自己对手头的“任务”进行优先级排序，进而有条不紊的开展工作。

当然，作为一名普通的职员，要了解项目的全貌，可能需要一定的权限。所以我建议，将她的困扰反馈到公司管理层，让自己积极参与到项目中去，从而使自己充分的掌控项目中与自己有关的那部分任务的进度，而不是被动接受任务。

我们今天不聊怎么反馈，重点说一下如何建立项目管理思维。工作实践告诉我们，有一个健康的思维意识，才是改变困境的前提。

认清流程、任务、问题，各个击破高效工作

著名的管理学图书《流程圣经：让流程自动管理绩效》中提到，公司最重要的绩效，首先是组织、流程层面的绩效，其次才是岗位绩效。项目的临时性，让项目团队这个组织的每个岗位都有一个明确而共同的目标。

因此，一个项目要达到预期的目标，就需要这个项目的团队成员都可以理解这个项目中的流程、任务、问题及其相互之间的逻辑关系，才能让各个团队成员紧密配合，真正实现让流程自动管理绩效。

笔者认为，无论是否置身于项目，一个好的工作管理，应该具备以下几个要素：

1、有明确的归属关系，从而判断主次轻重，确定优先级；

2、有明确的工作目标与要求，让结果很直观的呈现；

3、有明确的优先级：最主要的作用是确定当前最迫切的任务；

4、有明确的负责人与协助人：帮你在协调工作时，找对人，做对事；

5、有明确开始与结束的时间节点：确定工期，以预计任务进度；

6、有明确的状态：明确任务是未开始、已开始、已结束中的哪种状态，利于协调；

7、适合历史查阅：日报、周报、月报、年度总结都可以有迹可循，便于复盘与回顾。

例如，如果用项目管理的思维来办一场婚礼。则应将其需要准备的事项视为有一定归属关系的任务，从而列出任务明细和时间表，比如筹办一场婚礼，当婚礼日期确定后，什么时候拍婚纱照、确定宴席名单、备齐婚礼所需的物品、发送请帖邀请宾客。都是有一定先后顺序，逻辑关系的。只有按照以上这些要素列进任务表，才会忙而不乱。

而如果我们的是项目研发一款数码相机，那么在公司决定开发这款产品的时候，往往需要先进行前期的市场调研、可行性分析，然后充分进行可行性评审，才决定立项、开案等，同时会指定项目经理、确定项目团队各个负责人等。除了可行性评估，期间还会有研发计划评审，结构开发评审，电子开发评审，试生产评审，量产评审等。

而且，这个阶段的各种评审都有公司既定的流程，都有严格的先后顺序。因此，只有遵从相关的流程，完成相关的任务，才能顺利让该项目向前推进。而项目经理在安排项目计划时，就会根据这些流程、任务的关联性，设置Schedules(时间表)，并逐个完成。

只是无论是工作上，还是生活上，很多时候都会出现计划赶不上变化的情况，因此，就需要我们能够有项目管理的流程思维、问题思维。遇到流程问题，就按照流程处理，遇到问题，就需要有临时对策、永久对策，并各个击破，才能使项目进度尽在掌握。

分解工作任务，稳扎稳打步步为营

如上文所述，项目管理可以分解为多个项目任务，同时在推进的过程中，不仅需要符合现有的流程，而且需要充分考虑其与任务的关联性，因此每个项目成员都需要综合认知完成这件事的整体概貌、阶段和步骤，然后将它们分解成一个个能够看到具体成果的任务，并且在整个过程中可以随时地监控它的完成进展和状态。

在这方面，用项目管理的WBS（工作分解结构）来分解各个层级任务的关联性、逻辑关系，是运用该种项目思维的关键所在。目前，项目管理的软件也非常多，例如最早的甘特图、project，以及近年的各种办公软件，包括阿里钉钉、腾讯的企业微信、字节跳动推出的飞书等，都融入了一些项目管理的元素。

这些软件，对于提高人们日常的工作效率，都是非常有帮助的。因此，在项目管理过程中，善用工具也是提高工作效率的方法之一。

时刻准备Plan B，忙而不乱处变不惊

俗话说：一颗红星，两个准备。优秀的管理者，都懂得制定plan B，也就是备用方案。因为计划中的任何事项的变动，都会影响其它任务的计划，甚至影响全局，导致项目整体进度延误。而B计划在很多时候是应对风险必备的计划，也许它不一定会执行，但是会让你在执行A计划的时候更加坚定、果断，更会让你具有安全感。这种风险控制思维，也可以避免我们在遇到外界因素引起的变化与异常时，惊慌失措。

总而言之，项目管理思维，是职场达人必备的思维模式，也是一个职场新人逐渐成熟的标志。相关调研数据表明，即使一个人从未接触过项目管理，通过长期的工作经验积累，也会慢慢形成这种处理问题的方式，只是这个过程，需要付出很多不必要的代价。

最后，在任务细分上，还需要有输入、输出的思维。因为理论上每个任务的完成，都是一个工作内容输入到工作成果输出的过程。在世界500强的制造企业富士康，就有这样一个说法，一个公司的运转就是系统，而系统都是流程+表单构成的。一个公司和一个项目都是如此。流程是做事情的先后顺序，表单是其工作成果的呈现。

而项目管理思维，就是让我们所有的工作都有结果呈现的重要保障。所以，提升自己的项目管理思维的过程，就是不断进行自我成长的过程，而项目管理思维的形成，也是一个人走向管理层，甚至更高职位的必经之路。